Obchodní podmínky služby oneonone

Provozovatel: Simon Anfilov, podnikající pod značkou ANFILOV, IČO 64560198, sídlo Krhanice 275, 257 42 Krhanice, zapsaný v živnostenském rejstříku. Kontakt: kontakt@oneonone.cz. Provozovatel není plátcem DPH.

Dokument má dvě části. Část A upravuje užívání služby, část B je zpracovatelská smlouva podle článku 28 GDPR. Obě části přijímáte najednou při registraci a tvoří jednu smlouvu.

Jak portál funguje

Toto shrnutí je pro rychlou orientaci. Závazné je plné znění níže; když se shrnutí a plné znění liší, platí plné znění.

oneonone je online pracovna pro kouče, lektory, konzultanty a další odborníky, kteří pracují s klienty jeden na jednoho. Dostanete rezervační formulář a veřejný profil, kalendář, správu klientů, platby od klientů přes QR kód nebo kartu, doklady, e-mailové a SMS připomínky a napojení na další aplikace. Provoz, hosting a aktualizace zajišťujeme my. Vy se staráte o klienty.

Prvních 14 dní je zdarma a bez platební karty. Potom stojí tarif Pracovna 350 Kč měsíčně, SMS zprávy účtujeme navíc po 2 Kč za každou odeslanou. Platí se kartou přes Stripe, předplatné se obnovuje každý měsíc samo a doklad vám přijde e-mailem. Předplatné zrušíte kdykoli v Nastavení účtu, doběhne do konce zaplaceného měsíce.

Peníze od vašich klientů jdou přímo vám. Karty zpracovává váš vlastní účet u Stripe, převody chodí na váš bankovní účet. My tyto peníze nedržíme ani z nich nic nestrháváme.

Službu poskytujeme s péčí, ale bez garantované dostupnosti. Pokud něco nefunguje, opravíme to co nejdříve. Za výpadky, chyby a ztrátu dat odpovídáme jen do výše toho, co jste nám za posledních 12 měsíců zaplatili, s výjimkou případů, kdy zákon omezení odpovědnosti nedovoluje. Ušlý zisk nehradíme.

Cenu můžeme změnit a tyto podmínky také, vždy s oznámením e-mailem nejméně 30 dní předem. Když se změnou nesouhlasíte, můžete smlouvu bez sankce vypovědět. Službu můžeme také ukončit, nejméně 60 dní předem vám to napíšeme a nevyužitou část předplatného vrátíme.

Když nezaplatíte, nejprve vás upozorníme. Po 14 dnech vypneme veřejné objednávání, Pracovna vám zůstane otevřená. Když platba nedorazí ani po další výzvě, smlouvu ukončíme a dlužnou částku můžeme vymáhat.

Údaje vašich klientů jsou vaše. Vy jste jejich správcem, my je zpracováváme jen pro vás a podle vašich pokynů. Kdykoli si je stáhnete ve formátu CSV. Po skončení smlouvy vám Pracovnu necháme 6 měsíců jen ke čtení a pro stažení dat, potom ji smažeme celou, včetně dokladů. Před smazáním vám to třikrát připomeneme a smazat ji můžete i dřív sami.

Část A: užívání služby

Pro koho je služba určena

Službu poskytujeme jen podnikatelům: osobám samostatně výdělečně činným a právnickým osobám, které ji používají pro svou výdělečnou činnost. Registrací potvrzujete, že smlouvu uzavíráte jako podnikatel při svém podnikání. Spotřebitelům službu neposkytujeme a ustanovení občanského zákoníku o smlouvách uzavíraných se spotřebitelem se na tento vztah nepoužijí.

Smlouvu uzavíráte na dobu neurčitou. V textu vás oslovujeme jako „vy“ nebo „expert“, sebe označujeme jako „my“ nebo „provozovatel“. Lidé, kteří si u vás přes službu objednávají termíny, jsou „vaši klienti“.

Jak vzniká smlouva

Smlouva vzniká ve chvíli, kdy dokončíte registraci: vyplníte e-mail a své jméno nebo značku, potvrdíte odkaz, který vám pošleme, a zaškrtnete souhlas s těmito podmínkami. Od této chvíle běží zkušební doba. Objednávkou předplatného po zkušební době se smlouva mění z bezplatné na placenou, obsah smlouvy jinak zůstává.

Při registraci a v nastavení účtu uvádíte pravdivé údaje a udržujete je aktuální, zejména kontaktní e-mail. Na něj posíláme všechna oznámení podle těchto podmínek; za doručená se považují třetí pracovní den po odeslání, pokud nám server nevrátí chybu doručení. Vy nám píšete na kontakt@oneonone.cz.

Účet je vázaný na vaši pracovnu a nelze ho převést na jinou osobu bez našeho souhlasu. Když podnikání prodáváte nebo předáváte, napište nám a převod domluvíme.

Zkušební doba

Po registraci máte 14 dní na vyzkoušení celé služby zdarma a bez zadání platební karty. Zkušební doba končí uplynutím 14. dne a nic vám neúčtujeme. Nárok na zkušební dobu máte jednou; další registrace stejné osoby nebo téhož podnikání zkušební dobu znovu nezakládají.

Když si do konce zkušební doby předplatné neobjednáte, veřejné objednávání vaší pracovny se vypne. Pracovna vám zůstane otevřená, abyste si mohli předplatné objednat nebo data stáhnout. Pokud předplatné neobjednáte ani do 60 dnů od konce zkušební doby, můžeme účet zrušit a data smazat postupem popsaným v části „Co se stane s daty po skončení“.

Co služba obsahuje

Služba je webová aplikace, ke které se přihlašujete přes prohlížeč. Obsah tarifu je popsán na stránce oneonone.cz a v Nastavení účtu. Ke dni účinnosti těchto podmínek tarif Pracovna obsahuje rezervační formulář a veřejný profil, kalendář, správu klientů, platby od klientů přes QR kód nebo kartu, vystavování dokladů, e-mailové notifikace a napojení na další aplikace. SMS notifikace jsou placený doplněk.

Službu průběžně rozvíjíme. Funkce můžeme přidávat, měnit i rušit, pokud tím nezhoršíme podstatu služby. Odstranění funkce, kterou byste mohli postrádat, oznámíme nejméně 30 dní předem stejně jako změnu podmínek.

Co služba není

Služba není nástrojem pro vedení zdravotnické dokumentace podle zákona č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách. Nesplňuje požadavky na nemodifikovatelnost záznamů, auditní stopu ani na zákonem stanovenou archivaci. Jste-li poskytovatelem zdravotních služeb, zdravotnickou dokumentaci vedete jiným nástrojem. Poznámky ke klientům ve službě slouží k provozní evidenci.

Služba není platební službou. Platby od vašich klientů přijímá přímo váš účet u Stripe nebo vaše banka, my peníze nedržíme ani nepřeposíláme. Služba není ani komunikační službou: e-maily a SMS jsou funkcí aplikace, kterou spouští vaše nastavení a rezervace vašich klientů.

Neposkytujeme právní, daňové ani účetní poradenství. Doklady, které aplikace vystavuje, vznikají z vašich údajů a za jejich správnost, číslování a zaúčtování odpovídáte vy. Šablony zásad ochrany osobních údajů, které pro vaši pracovnu generujeme, jsou podkladem, který si přizpůsobíte a za jehož obsah vůči svým klientům odpovídáte.

Veřejná ukázka

Na adrese demo.oneonone.cz provozujeme veřejnou ukázku s fiktivním expertem. Kdokoli ji může upravovat a každou noc ji vracíme do původního stavu. Do ukázky nevkládejte skutečné osobní údaje ani jiné údaje, které nechcete zveřejnit; nic z toho, co do ukázky vložíte, nechráníme a neručíme za to.

Cena a platba

Cena tarifu a doplňků je uvedena v ceníku na stránce oneonone.cz a v Nastavení účtu. Ke dni účinnosti těchto podmínek stojí tarif Pracovna 490 Kč měsíčně a každá odeslaná SMS 2 Kč. Provozovatel není plátcem DPH, ceny jsou konečné. Staneme-li se plátcem DPH, připočteme k cenám DPH v zákonné výši a oznámíme vám to nejméně 30 dní předem.

Předplatné platíte kartou přes platební bránu Stripe, předem na každý měsíc. Zadáním karty souhlasíte s tím, že platba za další měsíc proběhne automaticky vždy na začátku dalšího zúčtovacího období. Doplňky účtujeme podle skutečné spotřeby za uplynulý měsíc a strháváme je spolu s platbou za další období. Spotřebu doplňků omezuje měsíční strop 2 000 Kč; po jeho dosažení doplňky do konce měsíce nefungují. Doklad za každou platbu vám pošleme e-mailem a najdete ho v Nastavení účtu, v části Faktury.

Údaje o kartě ukládá Stripe, my k nim nemáme přístup. Při nákupu předplatného nám předáváte fakturační údaje a odpovídáte za jejich správnost.

Změna ceny

Cenu tarifu a doplňků můžeme změnit. Změnu vám oznámíme e-mailem nejméně 30 dní před tím, než začne platit, a platí vždy až od prvního zúčtovacího období po tomto datu. Zaplacené období se zpětně nemění.

Pokud s novou cenou nesouhlasíte, můžete smlouvu do dne účinnosti nové ceny vypovědět bez jakékoli sankce. Smlouva pak skončí posledním dnem období, které jste zaplatili za původní cenu. Když předplatné nevypovíte, platíte od účinnosti změny novou cenu.

Když nezaplatíte

Pokud se platba za předplatné nezdaří, upozorníme vás e-mailem a v Pracovně a Stripe se pokusí platbu zopakovat. Po 14 dnech od nezdařené platby vypneme veřejné objednávání vaší pracovny. Pracovna vám zůstane otevřená, abyste mohli platbu dokončit nebo stáhnout data. Po uhrazení dlužné částky veřejné objednávání zapneme zpět.

Když platbu neuhradíte ani do 30 dnů od nezdařené platby, můžeme smlouvu s okamžitou účinností ukončit. Dlužnou částku včetně již spotřebovaných doplňků můžeme vymáhat spolu se zákonným úrokem z prodlení a účelně vynaloženými náklady vymáhání. Ukončením smlouvy dlužná částka nezaniká.

Platby od vašich klientů

Platby kartou přijímá váš vlastní účet u Stripe, který si v Nastavení propojíte přes onboarding Stripe. Smluvní vztah ke Stripe máte vy, včetně poplatků, ověření totožnosti, vracení peněz a řešení sporů o platbu. Stripe může u některých oborů, například u psychoterapie poskytované na dálku, vyžadovat doplnění dokladů nebo platby nepovolit; na jeho rozhodnutí nemáme vliv. Z plateb vašich klientů si neúčtujeme provizi.

Platby převodem chodí na váš bankovní účet podle údajů, které zadáte v Nastavení. Za správnost čísla účtu odpovídáte vy. Variabilním symbolem je číslo rezervace; příchozí platbu poznáte ve výpisu a v Pracovně ji potvrdíte sami, k vašemu účtu přístup nemáme.

Doklady za zaplacené rezervace vystavuje aplikace vaším jménem a podle údajů, které jste vyplnili. Jste jejich vystavitelem a odpovídáte za náležitosti podle účetních a daňových předpisů, včetně sazby DPH u jednotlivých služeb. Vystavené doklady jste povinni uchovávat i po skončení smlouvy. Po jejím skončení je máte 6 měsíců ke stažení v Pracovně v části Doklady, potom je smažeme spolu s ostatními daty.

Zprávy vašim klientům

Aplikace posílá vašim klientům potvrzení, připomínky a další zprávy e-mailem a SMS podle vašeho nastavení. Texty zpráv si upravujete sami a odpovídáte za jejich obsah. Zprávy nesmíte používat k nevyžádaným obchodním sdělením ani k obsahu, který odporuje zákonu nebo dobrým mravům.

Doručení zprávy závisí na poskytovatelích e-mailových a SMS služeb, na operátorech a na nastavení schránky příjemce. Doručení ani jeho čas nezaručujeme. Odeslané SMS účtujeme bez ohledu na to, zda byly doručeny.

Limity

Aby služba zůstala spolehlivá pro všechny, platí dva limity. Denně můžete odeslat nejvýše 100 e-mailů. Počítají se e-maily vašim klientům i e-maily určené vám, které rezervační systém posílá podle šablon v Nastavení, včetně zkušebních e-mailů. Nepočítají se přihlašovací odkazy, ověřovací e-mail při rezervaci, dvoufázové ověření, zprávy o registraci a změně adresy, zprávy od provozovatele a upozornění na limity. Den se počítá podle pražského času, od půlnoci do půlnoci. Po dosažení limitu další počítané e-maily ten den neodejdou a v historii zpráv se zapíšou jako neodeslané kvůli dennímu limitu; další den se odesílá znovu. Když odejde 90. e-mail dne, pošleme vám SMS na telefon z profilu, a když telefon nemáte, e-mail. Tuto SMS vám neúčtujeme.

V jedné pracovně můžete mít nejvýše 1 000 klientů. Počítají se klienti, kteří potvrdili svůj e-mail, a klienti, které jste přidali sami. Po dosažení limitu nelze přidat nového klienta: rezervační stránka novému zájemci napíše, ať vás kontaktuje přímo, a ruční přidání nového klienta v Pracovně ani přes rozhraní se nepovede. Stávající klienti mohou rezervovat dál. Když dosáhnete 900 klientů, pošleme vám e-mail.

Limity jsou nastaveny velkoryse a mohou se změnit způsobem, který popisuje odstavec Změny podmínek.

Napojení na jiné aplikace

Službu můžete propojit s jinými aplikacemi přes rozhraní API, odchozí webhooky, konektor pro AI asistenty a připravená napojení, například na Fakturoid nebo Make.com. Propojení zapínáte sami v Nastavení a kdykoli je zrušíte. Za aplikace, které si připojíte, a za to, co s vašimi daty dělají, odpovídáte vy; propojením nám dáváte pokyn, abychom jim data předávali.

Přístupové klíče a tokeny chraňte jako heslo. Rozsah a počet požadavků na rozhraní můžeme omezit, když ohrožují provoz služby. Napojení, které opakovaně selhává, po pěti dnech vypneme a dáme vám vědět.

Váš účet a přihlášení

Do Pracovny se přihlašujete jednorázovým odkazem, který vám pošleme na e-mail, a případně druhým faktorem, který si zapnete. Kdo má přístup k vaší e-mailové schránce, má přístup k vaší Pracovně. Schránku proto zabezpečte a při podezření na zneužití nám napište; v Nastavení můžete odhlásit všechna zařízení najednou.

Přihlašovací údaje nesdílejte. Za všechny úkony provedené z vašeho účtu odpovídáte, dokud nám zneužití neoznámíte.

Váš obsah a vaše odpovědnost

Vše, co do služby vložíte vy nebo vaši klienti, je váš obsah. Odpovídáte za to, že máte právo ho užívat a že neporušuje zákon ani práva třetích osob. Dáváte nám právo obsah ukládat, zpracovávat a zobrazovat v rozsahu nutném k poskytování služby. Uplatní-li vůči nám třetí osoba nárok kvůli vašemu obsahu nebo kvůli tomu, jak službu používáte, nahradíte nám škodu a účelně vynaložené náklady, které nám tím vzniknou.

Službu nesmíte používat k nezákonné činnosti, k šíření škodlivého kódu, k obcházení zabezpečení, k automatizovanému stahování obsahu jiných expertů ani k dalšímu prodeji služby třetím osobám. Při závažném porušení můžeme účet bez předchozího upozornění pozastavit a smlouvu ukončit.

Vůči svým klientům jste poskytovatelem služeb vy. Za obsah konzultací, za odbornou péči, za smluvní podmínky vůči klientům, za storno pravidla a za vyřízení jejich reklamací odpovídáte sami. Nejsme stranou smluv mezi vámi a vašimi klienty.

Naše práva k software

Software, design, texty rozhraní a know-how služby jsou naše nebo našich dodavatelů. Po dobu trvání smlouvy vám poskytujeme nevýhradní, nepřenosné právo službu užívat pro vaši pracovnu. Nesmíte službu kopírovat, upravovat, rozkládat ani z ní odvozovat jiné dílo. Vaše logo, jméno nebo značka a obsah zůstávají vaše.

Se svolením vás můžeme uvést jako referenci. Bez svolení uvádíme nejvýše počet pracoven, které službu používají.

Dostupnost, údržba a zálohy

Službu provozujeme s odbornou péčí a snažíme se o nepřetržitou dostupnost, žádnou konkrétní úroveň dostupnosti ale nezaručujeme. Plánovanou údržbu provádíme zpravidla v nočních hodinách a delší odstávku oznamujeme předem. Chyby, které nám nahlásíte, opravujeme v pořadí podle závažnosti a bez zbytečného odkladu.

Oprava je vaším prvním nárokem z vadného plnění. Pokud podstatnou funkci služby neopravíme do 30 dnů od nahlášení, máte právo na poměrnou slevu z ceny za dobu, kdy funkce nefungovala, a právo smlouvu vypovědět s účinností ke dni doručení výpovědi; nevyužitou část zaplaceného období vám v takovém případě vrátíme.

Služba běží na infrastruktuře třetích stran, zejména Vercel, Neon, Stripe, Resend a BulkGate. Jejich výpadek, změna podmínek nebo ukončení služby jsou okolnosti mimo naši kontrolu a platí pro ně to, co o vyšší moci říká část „Odpovědnost“.

Databázi pravidelně zálohuje náš poskytovatel a umožňuje obnovu k bodu v nedávné historii; aktuální délku okna uvádíme na stránce Zabezpečení. Zálohy slouží k obnově provozu po havárii, ne k vracení změn, které jste provedli sami. Na vaši žádost se pokusíme smazaný obsah obnovit, pokud je ještě v zálohovacím okně. Kontakty a rezervace si kdykoli stáhnete v Nastavení, v části Data; doporučujeme to dělat pravidelně.

Podpora

Podporu poskytujeme e-mailem na kontakt@oneonone.cz v pracovní dny. Odpovídáme zpravidla do dvou pracovních dnů. Podpora zahrnuje pomoc s používáním služby a řešení chyb; nezahrnuje nastavení vaší pracovny za vás, úpravy na zakázku ani školení, ty nabízíme jako samostatnou službu podle nabídky. K datům vaší pracovny při podpoře přistupujeme jen tehdy, když nám k tomu v Nastavení otevřete časově omezené okno, nebo v nouzovém režimu popsaném v části B.

Odpovědnost

Odpovídáme vám za škodu, kterou jsme způsobili porušením této smlouvy. Naše odpovědnost za veškerou škodu z jedné události nebo z více souvisejících událostí je omezena částkou, kterou jste nám za službu zaplatili za 12 měsíců před vznikem škody. Nehradíme ušlý zisk, ztrátu zakázek, poškození pověsti ani jinou nepřímou nebo následnou újmu.

Omezení neplatí pro škodu, kterou jsme způsobili úmyslně nebo z hrubé nedbalosti, pro újmu na přirozených právech člověka ani v dalších případech, kdy zákon omezení odpovědnosti nedovoluje. V těchto případech odpovídáme v zákonném rozsahu.

Neodpovídáme za škodu způsobenou výpadkem nebo změnou služeb třetích stran, na kterých služba běží, výpadkem internetu nebo elektřiny, útokem na infrastrukturu, který jsme nemohli s odbornou péčí odvrátit, ani jinou okolností mimo naši kontrolu. Strany si sjednávají, že tyto okolnosti se považují za překážku vylučující povinnost k náhradě škody. Neodpovídáme ani za škodu, která vznikla vaším obsahem, vaším nastavením, vašimi pokyny, aplikacemi, které jste si připojili, nebo tím, že jste neudrželi zabezpečení svého e-mailu.

Mlčenlivost

Obě strany zachovávají mlčenlivost o informacích, které se od druhé strany dozví v souvislosti se smlouvou a které nejsou veřejné, zejména o údajích vašich klientů a o obchodních podmínkách vašeho podnikání. Mlčenlivost trvá i po skončení smlouvy. Neplatí pro informace, které musí strana sdělit podle zákona nebo na výzvu orgánu veřejné moci.

Trvání a ukončení smlouvy

Předplatné můžete zrušit kdykoli v Nastavení účtu, v části Předplatné, nebo e-mailem. Smlouva skončí posledním dnem zaplaceného období; zaplacené období nevracíme. Spotřebované doplňky vyúčtujeme při skončení. Bez předplatného, tedy ve zkušební době, můžete účet ukončit kdykoli e-mailem.

My můžeme smlouvu vypovědět bez udání důvodu s výpovědní dobou 30 dnů, která běží od doručení výpovědi na váš e-mail. Nevyužitou část zaplaceného období vám vrátíme poměrně.

Službu jako celek můžeme ukončit. Oznámíme vám to nejméně 60 dní předem e-mailem a v Pracovně, po celou dobu zůstane možnost stáhnout data a nevyužitou část předplatného vrátíme poměrně.

Smlouvu můžeme ukončit s okamžitou účinností, když nezaplatíte podle části „Když nezaplatíte“, když službu užíváte v rozporu s těmito podmínkami nebo zákonem, nebo když vaše užívání ohrožuje provoz služby nebo jiné experty. V méně závažných případech vás nejprve vyzveme k nápravě ve lhůtě 7 dnů.

Co se stane s daty po skončení

Po skončení smlouvy se vypne veřejné objednávání vaší pracovny, vaše veřejné adresy přestanou fungovat a vašim klientům už neodcházejí žádné e-maily ani SMS. Pracovna vám zůstane 6 měsíců přístupná jen ke čtení: data si prohlédnete a stáhnete kontakty, rezervace a doklady, měnit je už nejde. Hned po zrušení, měsíc a den před smazáním vám pošleme e-mail. Během této doby můžete předplatné kdykoli obnovit, nebo Pracovnu smazat hned tlačítkem v Nastavení účtu.

Po 6 měsících, nebo dříve na váš pokyn, smažeme všechna data vaší pracovny včetně údajů vašich klientů, vystavených dokladů a dobropisů. Ze záloh zmizí po uplynutí zálohovacího okna. Uchováme také to, co musíme podle zákona, zejména daňové doklady za předplatné, a záznamy nutné k obraně našich nároků. Podrobnosti upravuje část B.

Změny podmínek

Tyto podmínky můžeme v přiměřeném rozsahu měnit, zejména když se změní zákon, naši dodavatelé, funkce služby, způsob platby nebo zpracování údajů. Novou verzi vám pošleme e-mailem nejméně 30 dní před tím, než začne platit, a zveřejníme ji na oneonone.cz spolu s datem účinnosti a přehledem změn.

Když se změnou nesouhlasíte, můžete smlouvu do dne účinnosti nové verze vypovědět bez sankce; smlouva pak skončí posledním dnem zaplaceného období. Když ji nevypovíte a službu dál používáte, nová verze pro vás platí od data účinnosti. Změny, které jsou jen ve váš prospěch nebo opravují zjevné chyby, mohou platit bez výpovědní doby.

Závěrečná ustanovení

Smlouva se řídí právem České republiky. Spory, které nevyřešíme dohodou, rozhoduje věcně příslušný soud, v jehož obvodu má provozovatel sídlo v době podání žaloby. Obě strany prohlašují, že uzavírají smlouvu jako podnikatelé, a vylučují použití § 1799 a § 1800 občanského zákoníku o smlouvách uzavíraných adhezním způsobem.

Pokud je některé ustanovení neplatné nebo nevymahatelné, ostatní ustanovení platí dál. Neplatné ustanovení nahradíme takovým, které se mu hospodářsky nejvíce blíží. Tyto podmínky, ceník a stránky Zabezpečení a Sub-zpracovatelé, na které odkazují, jsou úplnou dohodou stran.

Práva a povinnosti z této smlouvy můžeme převést na právnickou osobu, která převezme provoz služby, a vy s takovým převodem předem souhlasíte. Oznámíme vám ho e-mailem nejméně 30 dní předem; vaše podmínky, cena ani ochrana údajů se převodem nemění.

Aktuální verzi podmínek a verze předchozí najdete na oneonone.cz. Kterou verzi jste přijali a kdy, evidujeme u vašeho účtu a na vyžádání vám to potvrdíme.

Část B: zpracovatelská smlouva

Tato část je smlouvou o zpracování osobních údajů podle článku 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále „GDPR“). Uzavíráte ji s námi jako správce údajů svých klientů přijetím těchto podmínek; samostatný podpis se nevyžaduje. Na vyžádání vám ji vystavíme i jako samostatný dokument k podpisu.

Role stran

Vy jste správcem osobních údajů svých klientů a zájemců o vaše služby. Rozhodujete o tom, na jakém právním základě jejich údaje zpracováváte, jaké informace jim poskytujete a jaké souhlasy si od nich vyžádáte. My jsme zpracovatelem: údaje zpracováváme jen pro vás, v rozsahu nutném k provozu služby a podle vašich pokynů.

Údaje o vás jako o našem zákazníkovi, tedy e-mail, fakturační údaje a záznamy o používání služby, zpracováváme jako správce. Popisují to Zásady ochrany osobních údajů oneonone, ne tato část.

Předmět, doba a povaha zpracování

Pro vás provozujeme rezervační systém, veřejný profil a navazující funkce: odesílání e-mailů a SMS, vystavování dokladů, platby přes propojený účet Stripe a napojení na aplikace, které si připojíte. Účelem zpracování je správa vašich objednávek, komunikace s klienty a vedení vaší provozní evidence o nich.

Zpracování trvá po dobu trvání smlouvy a po dobu podle části „Skončení zpracování“. Povahou jde o ukládání, zobrazování, třídění, odesílání zpráv a export údajů prostředky, které popisuje stránka Zabezpečení.

Kategorie údajů a subjektů

Subjekty údajů jsou vaši klienti a zájemci o vaše služby. Kategorie údajů: jméno a příjmení, e-mail, telefon, údaje o objednaných a proběhlých termínech, platbách a dokladech, zprávy, které vám klient pošle, a poznámky, které si ke klientovi uložíte.

Počítáme s tím, že mezi údaji mohou být zvláštní kategorie osobních údajů podle článku 9 GDPR, zejména údaje o zdravotním stavu. Platí to i tehdy, když poznámka slovo „zdravotní“ neobsahuje: podle judikatury Soudního dvora EU (C-184/20 OT, C-21/23 Lindenapotheke) stačí, že se zdravotní stav dá z údaje odvodit, například už z toho, že si klient objednal termín u psychoterapeuta. K celému systému proto přistupujeme, jako by šlo o zvláštní kategorii údajů, bez ohledu na váš obor.

Právní základ pro zpracování zvláštních kategorií údajů zajišťujete vy: typicky výslovný souhlas klienta podle článku 9 odst. 2 písm. a) GDPR, nebo u poskytovatelů zdravotních služeb účel podle článku 9 odst. 2 písm. h). Do systému nevkládejte víc, než k práci s klientem potřebujete.

Systém není určen k vedení zdravotnické dokumentace podle zákona č. 372/2011 Sb. Jste-li poskytovatelem zdravotních služeb, vedete zdravotnickou dokumentaci jiným nástrojem, který tento zákon splňuje.

Pokyny správce

Údaje zpracováváme jen na základě vašich doložených pokynů. Pokynem je tato smlouva, nastavení, která v Pracovně provedete, a vaše žádosti zaslané e-mailem. Nastavením lhůt v části Data nám dáváte pokyn, po jaké době smazat zrušené rezervace (7 až 180 dnů) a údaje klientů bez návštěvy (3 až 36 měsíců); propojením aplikace nám dáváte pokyn předávat jí údaje v rozsahu, který při propojení schválíte. Zrušenou zaplacenou rezervaci, u které jste ještě nepotvrdili vrácení peněz, nesmažeme dřív, než vrácení potvrdíte; lhůta pro smazání pak běží od vrácení.

Pokud se budeme domnívat, že váš pokyn odporuje GDPR nebo jinému předpisu o ochraně osobních údajů, upozorníme vás na to a s vyřízením počkáme na vaše vyjádření. Údaje nepředáváme do třetí země jinak než způsobem popsaným v části „Předání do třetích zemí“.

Mlčenlivost

K údajům vaší pracovny má přístup jen provozovatel a osoby, které zavázal mlčenlivostí trvající i po skončení spolupráce. Přístup k obsahu vaší Pracovny máme jen v mezích části „Náš přístup k vašim datům“.

Zabezpečení

Přijímáme technická a organizační opatření podle článku 32 GDPR odpovídající povaze údajů včetně zvláštních kategorií. Aktuální přehled opatření udržujeme na stránce Zabezpečení na oneonone.cz; stránka je závazným popisem opatření k danému dni a je její součástí i údaj o tom, co je teprve v přípravě. Opatření rozvíjíme a doplňujeme průběžně. Snížení úrovně ochrany pod stav popsaný ke dni, kdy jste podmínky přijali, bychom vám oznámili stejně jako změnu podmínek, tedy nejméně 30 dní předem a s právem smlouvu bez sankce vypovědět.

Údaje jednotlivých expertů oddělujeme logicky, na úrovni záznamů a přístupových pravidel aplikace. Komunikace je šifrovaná, přihlášení do Pracovny probíhá jednorázovým odkazem s možností druhého faktoru a databáze eviduje změny u citlivých záznamů.

Náš přístup k vašim datům

Nemáme trvalé právo číst obsah vaší Pracovny. Při podpoře k němu přistupujeme jen v okně, které nám sami otevřete v Nastavení na 24 až 72 hodin a kdykoli zavřete. Každý přístup zapisujeme.

V nouzi, například při bezpečnostním incidentu nebo chybě, která poškozuje data, můžeme přistoupit i bez otevřeného okna. Takový přístup vyžaduje písemný důvod, zapisuje se nesmazatelně do protokolu a informujeme vás o něm e-mailem bez zbytečného odkladu.

Další zpracovatelé

Dáváte nám obecné povolení zapojit další zpracovatele. Jejich aktuální seznam s účelem, místem zpracování a mechanismem předání vedeme na stránce Sub-zpracovatelé na oneonone.cz; ke dni účinnosti to jsou Vercel, Neon, Resend, BulkGate, Cloudflare, Stripe a Sentry. Stripe zpracovává údaje jen u expertů, kteří si platby kartou zapnou. Každého dalšího zpracovatele smluvně zavazujeme ke stejným povinnostem, jaké máme vůči vám.

Nového dalšího zpracovatele nebo náhradu stávajícího vám oznámíme e-mailem nejméně 30 dní před zapojením. Do 30 dnů od oznámení můžete vznést odůvodněnou námitku, pokud by změna ohrozila ochranu údajů vašich klientů. Nedohodneme-li se, jak námitce vyhovět, můžete tuto smlouvu i smlouvu o službě bez sankce vypovědět ke dni, kdy má změna nabýt účinnosti.

Porušení zabezpečení

Zjistíme-li porušení zabezpečení osobních údajů, ohlásíme vám to bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění, na e-mail vašeho účtu. Ohlášení obsahuje povahu porušení, kategorie a přibližný počet dotčených osob a záznamů, pravděpodobné důsledky, přijatá nebo navržená opatření a kontakt pro další informace. Co nebudeme vědět hned, doplníme postupně.

Ohlášení dozorovému úřadu a dotčeným osobám je vaší povinností jako správce; poskytneme vám k němu součinnost. Podezření na incident nám můžete hlásit kdykoli na kontakt@oneonone.cz.

Součinnost

Pomáháme vám plnit povinnosti vůči vašim klientům. V Pracovně sami vyhledáte, opravíte, exportujete nebo smažete údaje konkrétního klienta. Co Pracovna neumožňuje, uděláme na vaši žádost bez zbytečného odkladu a sdělíme vám, jaké údaje o konkrétní osobě systém uchovává.

Pro posouzení vlivu na ochranu osobních údajů, pokud ho musíte provést, vám poskytneme popis našich opatření, kategorií údajů a účelů, a součinnost při případné konzultaci s dozorovým úřadem. Pro informování vašich klientů generujeme z vašeho nastavení stránku zásad ochrany osobních údajů vaší pracovny; její obsah si zkontrolujete a odpovídáte za něj.

Audit

Na žádost vám poskytneme informace a dokumentaci potřebné k doložení, že plníme povinnosti podle článku 28 GDPR, včetně zpráv z bezpečnostních auditů, pokud existují. Dokumentace má přednost; kontrola na místě přichází na řadu, když dokumentace k doložení souladu nestačí.

Kontrolu na místě můžete provést nejvýše jednou ročně, s oznámením nejméně 14 dní předem a v době, která nenaruší provoz. Její náklady nesete vy, ledaže kontrola prokáže, že jsme tuto smlouvu podstatně porušili.

Skončení zpracování

Po skončení smlouvy naložíme s údaji podle vaší volby: buď si je do 6 měsíců sami stáhnete ve strojově čitelném formátu CSV, nebo vám je na žádost v této lhůtě pošleme exportem, a poté je smažeme. Po tuto dobu zůstává Pracovna přístupná jen ke čtení, údaje už nezpracováváme jinak než jejich uložením a zpřístupněním vám, a hned po zrušení, měsíc a den před smazáním vám pošleme e-mail. Údaje můžete smazat i dříve tlačítkem v Pracovně, tím nám dáváte pokyn smazat je hned. Po uplynutí 6 měsíců z provozních systémů smažeme všechny údaje pracovny včetně údajů klientů, dokladů a dobropisů, ze záloh zmizí po uplynutí zálohovacího okna uvedeného na stránce Zabezpečení. Do té doby se zálohy nepoužívají k ničemu jinému než k obnově po havárii.

Vystavené doklady a dobropisy jste povinni uchovávat vy. Před smazáním si je stáhněte, po smazání je už nemáme.

Výjimkou jsou údaje, které musíme uchovat podle práva Unie nebo České republiky, zejména doklady a účetní záznamy. Na vaši žádost potvrdíme, že smazání proběhlo.

Předání do třetích zemí

Někteří další zpracovatelé sídlí nebo zpracovávají údaje mimo Evropský hospodářský prostor, zejména ve Spojených státech. Databáze a serverové funkce aplikace běží ve Frankfurtu. Primárním mechanismem předání jsou standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí; certifikace podle rámce EU-US Data Privacy Framework je jen doplňkovou zárukou, protože její platnost přezkoumává Soudní dvůr EU. Mechanismus u každého zpracovatele uvádí stránka Sub-zpracovatelé.

Odpovědnost

Každá strana odpovídá za plnění svých povinností podle GDPR. Pro vzájemné nároky stran platí omezení odpovědnosti sjednané v části A, ledaže je to v rozporu s GDPR; práva vašich klientů podle článku 82 GDPR ani regres mezi správcem a zpracovatelem podle článku 82 odst. 5 GDPR tím nejsou dotčeny.

Závěrečná ustanovení části B

Tato část se řídí GDPR, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a právem České republiky. Při rozporu mezi částí A a částí B má v otázkách ochrany osobních údajů přednost část B. Verzi, kterou jste přijali, a datum přijetí evidujeme u vašeho účtu.