Zásady ochrany osobních údajů oneonone

Správce: Simon Anfilov, podnikající pod značkou ANFILOV, IČO 64560198, sídlo Krhanice 275, 257 42 Krhanice. Kontakt pro ochranu osobních údajů: kontakt@oneonone.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů nemáme jmenovaného, zákon nám tuto povinnost neukládá.

Koho se tyto zásady týkají

Tyto zásady popisují, jak zpracováváme osobní údaje lidí, vůči kterým jsme správcem: expertů, kteří mají u oneonone účet, zájemců o službu, návštěvníků stránek oneonone.cz a lidí, kteří nám napíšou. Službu provozujeme pro kouče, lektory, konzultanty a další odborníky, kteří přes ni přijímají objednávky od svých klientů.

K údajům klientů jednotlivých expertů se chováme jinak. Jste-li klientem experta, který službu používá, správcem vašich údajů je váš expert a informace o zpracování vám poskytuje on, typicky na své stránce zásad ochrany osobních údajů, na kterou vede odkaz z rezervačního formuláře. My jsme v této roli zpracovatelem a údaje zpracováváme podle pokynů experta na základě zpracovatelské smlouvy, která je částí B Obchodních podmínek oneonone. Svá práva uplatňujete u svého experta; když se obrátíte na nás, žádost mu předáme a pomůžeme mu ji vyřídit.

Dvě role v jednom systému

Expert rozhoduje, proč a jak údaje svých klientů zpracovává, jaké údaje do systému vkládá a jak dlouho je uchovává. My mu k tomu dáváme nástroj a infrastrukturu. Do obsahu jeho Pracovny nevstupujeme s výjimkou podpory v okně, které nám expert sám otevře, a nouzového přístupu se zapsaným důvodem, o kterém experta informujeme.

Sami jako správce vedeme jen to, co potřebujeme k provozu vztahu s expertem: jeho účet, platby a komunikaci. Tyto dvě vrstvy jsou oddělené i technicky: údaje klientů patří vždy ke konkrétní pracovně a přístupová pravidla aplikace je k jiné pracovně nepustí.

Údaje o zdravotním stavu

Systém je navržen s vědomím, že údaje v něm mohou vypovídat o zdravotním stavu, a tedy patřit mezi zvláštní kategorie osobních údajů podle článku 9 GDPR. Podle Soudního dvora EU stačí, když se zdravotní stav dá z údaje odvodit, například už ze skutečnosti, že si někdo objednal termín u psychoterapeuta. K celému systému proto přistupujeme, jako by takové údaje obsahoval, bez ohledu na obor konkrétního experta.

Právní základ pro zpracování těchto údajů zajišťuje expert jako správce: výslovný souhlas klienta, nebo u poskytovatelů zdravotních služeb účel poskytování zdravotní péče. Do e-mailů a SMS, které systém posílá, nikdy nedáváme obsah konzultací ani název konkrétní terapie, jen jméno experta, čas a neutrální název služby. Do nástroje pro sledování chyb neposíláme obsah rezervací, poznámek ani zpráv.

Systém není nástrojem pro vedení zdravotnické dokumentace podle zákona č. 372/2011 Sb. Poskytovatelé zdravotních služeb ji vedou jinde.

Jaké údaje o expertech zpracováváme

O expertovi jako o našem zákazníkovi zpracováváme identifikační a fakturační údaje (jméno nebo název, IČO, DIČ, adresu, e-mail, telefon), přihlašovací údaje (e-mail pro jednorázový přihlašovací odkaz, případně nastavení druhého faktoru, záznamy o přihlášení a relacích), provozní záznamy (nastavení účtu, stav předplatného, spotřebu doplňků, technické logy nutné k provozu a diagnostice) a komunikaci s podporou. Platby za předplatné zpracovává Stripe; údaje o kartě k nám nedorazí, vidíme jen stav platby a vystavený doklad.

Z veřejného profilu experta zpracováváme to, co expert sám zveřejní: jméno, fotografii, popis činnosti, adresu, kontakty a nabídku služeb. Tyto údaje zobrazujeme na rezervační stránce experta a v e-mailech jeho klientům.

Proč údaje zpracováváme a na jakém základě

Plnění smlouvy podle článku 6 odst. 1 písm. b) GDPR: založení a provoz účtu, zpřístupnění Pracovny a veřejného profilu, fakturace, podpora a komunikace nutná k poskytování služby. Bez těchto údajů službu poskytovat nemůžeme.

Zákonná povinnost podle článku 6 odst. 1 písm. c) GDPR: vedení daňových dokladů a jejich uchování po dobu stanovenou daňovými a účetními předpisy.

Oprávněný zájem podle článku 6 odst. 1 písm. f) GDPR: zabezpečení služby a prevence zneužití (ochrana před podvodnými registracemi, omezení počtu požadavků, záznamy o přístupech), diagnostika chyb, vymáhání pohledávek a obrana našich nároků, provozní e-maily o změnách služby, podmínek nebo ceny. Proti zpracování z důvodu oprávněného zájmu můžete vznést námitku.

Souhlas podle článku 6 odst. 1 písm. a) GDPR: jen u toho, co si sami zapnete, například odběr novinek o službě. Souhlas kdykoli odvoláte, aniž by to mělo vliv na zpracování před odvoláním.

Dotazy z kontaktního formuláře

Když nám napíšete přes kontaktní formulář na oneonone.cz, zpracováváme vaše jméno, e-mail, telefon, pokud ho vyplníte, a text zprávy. Použijeme je jen k odpovědi na váš dotaz a k navazující komunikaci. Právním základem je náš oprávněný zájem odpovědět na dotaz, případně jednání o uzavření smlouvy na vaši žádost (článek 6 odst. 1 písm. f) a b) GDPR). Zprávu nám doručuje e-mailová služba Resend a web běží na infrastruktuře Vercel. Zprávu uchováváme po dobu nutnou k vyřízení dotazu a navazující komunikace, nejdéle 3 roky.

Komu údaje předáváme

Údaje předáváme jen poskytovatelům, bez kterých služba neběží: hosting a provoz aplikace (Vercel), databáze (Neon, Frankfurt), odesílání e-mailů (Resend), odesílání SMS (BulkGate), správa DNS (Cloudflare), platby (Stripe) a sledování chyb (Sentry). Úplný seznam s účelem, místem zpracování a mechanismem předání vedeme na stránce Sub-zpracovatelé na oneonone.cz a aktualizujeme ho při každé změně.

Dále údaje předáváme účetní nebo daňovému poradci v rozsahu nutném pro vedení účetnictví a orgánům veřejné moci, když nám to ukládá zákon. Údaje neprodáváme a nepředáváme nikomu k vlastním marketingovým účelům.

Předání do třetích zemí

Databáze a serverové funkce aplikace běží ve Frankfurtu. Část poskytovatelů, zejména Vercel, Resend a Cloudflare, má sídlo ve Spojených státech. Předání stojí primárně na standardních smluvních doložkách schválených Evropskou komisí. Certifikace podle rámce EU-US Data Privacy Framework je jen doplňkovou zárukou, protože její platnost přezkoumává Soudní dvůr EU.

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje účtu uchováváme po dobu trvání smlouvy. Po jejím skončení zůstává Pracovna 6 měsíců přístupná jen ke čtení a pro export, potom data pracovny včetně údajů klientů smažeme; hned po zrušení, měsíc a den před smazáním pošleme e-mail. Expert je může smazat i dříve. Smazání se týká i dokladů a dobropisů, které expert klientům vystavil. Daňové doklady a účetní záznamy uchováváme 10 let od konce zdaňovacího období, kterého se týkají. Záznamy o přijetí podmínek, o přístupech k datům a o incidentech uchováváme po dobu trvání smlouvy a dále 4 roky pro případ sporu, tedy po obecnou promlčecí dobu s rezervou na její běh.

Technické logy mažeme nejpozději do 90 dnů. Data mohou po smazání ještě krátce zůstat v zálohách databáze po dobu zálohovacího okna uvedeného na stránce Zabezpečení; zálohy používáme jen k obnově po havárii.

Údaje klientů expertů mažeme podle lhůt, které si expert nastaví v Pracovně: zrušené rezervace po 7 až 180 dnech, klienty bez návštěvy po 3 až 36 měsících. Výchozí hodnoty jsou 30 dnů a 12 měsíců. Zrušenou zaplacenou rezervaci, u které expert ještě nepotvrdil vrácení peněz, nesmažeme dřív, než vrácení potvrdí. Lhůta pro smazání pak běží od vrácení.

Vaše práva

Máte právo na přístup ke svým údajům a na kopii, na opravu nepřesných údajů, na výmaz, když pro zpracování pomine důvod, na omezení zpracování, na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme na základě smlouvy nebo souhlasu, na námitku proti zpracování z oprávněného zájmu a na odvolání souhlasu. Žádost pošlete na kontakt@oneonone.cz; odpovíme nejpozději do jednoho měsíce, u složitých žádostí lhůtu prodloužíme a dáme vám vědět.

Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz. Budeme rádi, když se nejprve obrátíte na nás.

Zabezpečení

Komunikace mezi prohlížečem a serverem je šifrovaná, do Pracovny se přihlašuje jednorázovým odkazem bez trvalého hesla s možností druhého faktoru, databáze eviduje změny u citlivých záznamů a běží v EU. Přístup provozovatele k obsahu Pracovny je omezený na okno, které expert otevře, nebo na nouzový přístup se zapsaným důvodem. Aktuální a úplný popis opatření včetně toho, co je teprve v přípravě, je na stránce Zabezpečení na oneonone.cz. Porušení zabezpečení, které se dotkne vašich údajů, oznámíme Úřadu pro ochranu osobních údajů podle článku 33 GDPR, a pokud bude mít pravděpodobně vysoké riziko pro vaše práva, oznámíme ho i vám podle článku 34 GDPR.

Automatizované rozhodování a cookies

Neprovádíme automatizované rozhodování s právními účinky ani profilování. Jediný automatický proces, který se vás dotkne, je pozastavení veřejného objednávání při nezaplacení předplatného; jeho pravidla popisují Obchodní podmínky a kdykoli ho zvrátíte zaplacením nebo tím, že nám napíšete. Cookies a podobné technologie na stránkách a v aplikaci popisují samostatná Pravidla cookies.

Změny těchto zásad

Zásady aktualizujeme, když se změní poskytovatelé, funkce služby nebo právní úprava. O podstatné změně informujeme experty e-mailem nejméně 30 dní předem; aktuální verze s datem účinnosti je vždy na oneonone.cz.